El
Euro
y
nuestra solución
1 - ¿Por qué es
mejor la solución de una única moneda, y no dos monedas?
Los desarrolladores de software han de
decidir cómo modificar sus programas para llevar la contabilidad
durante el periodo transitorio, para lo que se plantean dos alternativas:
-
Alternativa uno, en una de las monedas (pesetas/euros)
-
Alternativa dos, en ambas simultáneamente,
como los sistemas duales clásicos que llevan la contabilidad en
dos monedas con tasas de cambio variables.
Para nuestra solución, Business
T&G ha descartado la segunda de las alternativas por los siguientes
motivos:
-
Ya existe la posibilidad de grabar
apuntes en contables en doble moneda, peseta y divisa, además para
incluir el Euro representa incorporar un nuevo campo de moneda.
-
La similitud entre pesetas / euros y pesetas
/ otra moneda, a efectos de llevar una contabilidad dual es sólo
aparente: la problemática y el modo práctico de resolver
las contabilidades duales están basados en la variación continua
de las tasas de cambio.
-
Sin embargo, la contabilidad dual pesetas/euro
requiere un factor de conversión constante, la problemática
y el modo práctico de resolverla son esencialmente distintos.
-
La consecuencia sería la necesidad
de desarrollar un modo de trabajar nuevo que sólo sería útil
durante tres años. Un método de estas características
nos parece que tiene los siguientes inconvenientes:
-
Supone una importante redundancia de datos
con todos los inconvenientes que ello conlleva. Es algo innecesario, asegurar
que siempre se mantiene constante el factor de conversión.
-
Supone dificultades operativas importantes
por motivos matemáticos: Derivadas del conocido principio "La suma
de los redondeos no es igual al redondeo de la suma" obligarían
a un sistema muy complejo de continuos ajustes por redondeo para asegurar
que los saldos (a todos los niveles) mantengan también constante
el factor de conversión.
Por todo ello, se escogió la opción
de contabilidad en una moneda, para lo cual nuestra solución cuenta con las siguientes facilidades:
-
Facilitar durante el periodo transitorio la
introducción y consulta de datos contables tanto en pesetas como
en euros, aunque la contabilidad de hecho sólo se lleve en una de
las monedas.
-
Introducir estas facilidades con el mínimo
impacto en el modo de operar de los usuarios, y sin ningún cambio
en las posibles interfases con otras aplicaciones.
-
Proporcionar un método de conversión
para pasar de llevar la contabilidad en pesetas a llevarla en euros en
el momento que el usuario desee.
-
Que esta conversión cumpla los requisitos
legales exigidos (continuidad de saldos), y no disminuya ninguna de las
ventajas operativas propias del producto (varios ejercicios en línea,
comparativos con años anteriores, etc...).
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2- ¿Cuáles son las etapas en las que
se dividen estos tres años, a efectos del programa?
Etapa-1
Tramo del período transitorio durante
el que se continúa llevando la contabilidad en Ptas.
Su duración puede ser de 0 a 3
años.
Etapa-2
Momento del período transitorio
en el que se pasa de llevar la contabilidad en Ptas a llevarla en Euros.
Es un proceso automático que reconvierte toda la Base de Datos.
Etapa-3
Tramo del período transitorio durante
el que ya se lleva la contabilidad en Euros.
Su duración puede ser de 0 a 3
años.
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3- ¿Qué son la
Moneda Base y la Moneda Alternativa?
En la Etapa-1 la moneda Base (contable)
será pesetas, y la moneda Alternativa será euros. En la Etapa-3
la moneda Base (contable) será euros y la moneda Alternativa será
ptas.
En ambos casos, para la moneda Base:
En cambio, en la moneda Alternativa:
-
Los importes no están grabados físicamente
en la Base de datos, pero pueden calcularse siempre que sea necesario.
-
Los asientos no necesariamente "cuadran" (la
suma de los redondeos no es igual al redondeo de la suma).
-
Los Estados de Cuenta (oficiales o no) no
necesariamente "cuadran" (de nuevo, la suma de otros redondeos no es igual
al redondeo de otra suma).
Para que los programas sepan cuál
es el factor de conversión para calcular importes en la moneda Alternativa,
se ha creado una opción nueva: la opción 7 del menú
de Definiciones Generales.
Normalmente esta opción deberá
utilizarse sólo dos veces en cada Instalación: al inicio
de la Etapa-1 para indicar cómo se convierte de pesetas a euros,
y al inicio de la Etapa-3 para indicar cómo se convierte de euros
a pesetas.
Los datos que se aportan en esta opción
son:
-
El Factor de Conversión (en el caso
de España será de tres enteros y tres decimales). El 1 de
enero de 1999 se fijará el tipo de conversión irrevocable
entre las euromonedas y el euro.
-
La operación a efectuar (en la Etapa-1
será dividir, y en la Etapa-3 será multiplicar).
-
Los códigos internacionales de las
monedas Base y Alternativa.
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4 - ¿Qué hay que hacer con las
facturas en Euros, si mi contabilidad es en pesetas?
Los usuarios de los Módulos de Carteras, es recomendable modificar el Plan de Cuentas:
Al inicio de la Etapa-1, crear cuentas
de mayor para trabajar con euros como segunda moneda para aquellos apuntes
en los que es muy importante conservar el valor original del importe en
euros.
Básicamente en las cuentas que representan
obligaciones de cobros/pagos con terceros (Grupos 40/43 del PGC), y las
que representan obligaciones fiscales (Grupo 47 del PGC).
Aunque no sería imprescindible actuar
de este modo dada la reversibilidad de la conversión de euros a
pesetas, la recomendación se hace por los siguientes motivos:
a) En la Etapa-3 será necesario
trabajar con cuentas en pesetas como segunda moneda dada la no reversibilidad
del cambio pesetas-euros. Parece mejor en ambas Etapas (1 y 3) trabajar
del modo más parecido posible para evitar los inconvenientes propios
de adquirir nuevas prácticas (tiempo de aprendizaje, más
posibilidad de errores, etc.).
b) En ambos casos parece que será
más cómodo tratar del mismo modo las facturas de terceros
que están en una moneda distinta a la que se utiliza como moneda
Base en la contabilidad (tratar las facturas en euros de modo parecido
a como se tratan las facturas en dólares). De hecho los módulos
de Carteras parten de esta premisa.
c) Se facilita un modo claro de distinguir
los documentos que se expresan en una y otra moneda. Las descripciones
de las cuentas podrían ser por ejemplo: Proveedores que facturan
en pesetas, o Proveedores que facturan en euros.
Durante la Etapa-3 la situación
deberá ser simétrica: trabajar con cuentas que tienen pesetas
como segunda moneda para recoger los apuntes correspondientes a documentos
en esta moneda.
Los cambios en el Plan de Cuentas al pasar
de la Etapa-1 a la Etapa-3 se efectuarán automáticamente
durante la Etapa-2 Conversión de la Base de Datos de pesetas
a euros.
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5 - ¿Qué pasa con
las otras monedas de la UEM (Unión Económica y Monetaria)?
El algoritmo para convertir a pesetas importes
expresados en otras euromonedas es muy diferente antes y después
del 1.1.99. Estas diferencias se pueden resumir en los siguientes puntos:
-
Es un factor de conversión constante.
-
La conversión debe hacerse en dos pasos
(proceso de Triangulación).
-
No está permitido usar los inversos
de los factores para las conversiones inversas.
Aunque "Tasa de Cambio" y "Factor de Conversión"
son distintos, y las diferencias operativas son importantes, el sistema da continuidad al tratamiento de ambos conceptos, ya que:
-
Se producirá un solapamiento de periodos
abiertos con uno y otro modo de trabajar.
-
Es más fácil el aprendizaje
por parte de los usuarios si en lugar de unos modos nuevos de definir Factores
de Conversión, se modifica el modo de definir Tasas de Cambio.
Con estas premisas, lo que incorpora el sistema en la opción 5 de Definiciones Generales (Actualización
Tabla de Monedas) es lo siguiente:
-
La posibilidad de indicar que a partir de
una fecha (1.1.99) lo que se indica en el campo Tasa de Cambio no es tal
sino un Factor de Conversión. Como indicativo se introduce una 'E'
en un campo adicional junto al factor.
-
Los registros marcados con una 'E' quedan
protegidos para futuros cambios: sólo el usuario de seguridad más alta podrá
modificarlos y antes de hacerlo deberá confirmar que desea modificar.
-
Cuando los programas detectan que
el factor a utilizar es especial, en lugar de utilizar el algoritmo de
las Tasas de Cambio utiliza el de los Factores de Conversión.
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6 - ¿Cómo afectará a la entrada de
datos?
Las características que se presentan
en la Entrada de Datos durante el periodo transitorio son las siguientes:
-
Tener que introducir en la moneda Base importes
expresados en la moneda Alternativa (en el caso de que la cuenta no tiene
definida la moneda Alternativa como segunda moneda).
-
No "cuadran" necesariamente los asientos que
resultan de convertir a la moneda Base asientos "cuadrados" en la moneda
Alternativa (por ejemplo, al introducir en pesetas una factura en euros).
Para satisfacer estas características el
sistema introduce las siguientes mejoras a la entrada de datos (opción
1 del menú Entrada de Datos):
-
Cuando se ha de introducir un importe correspondiente
a una cuenta de mayor que no utiliza segunda moneda, está disponible
la tecla de función F11. Si se pulsa esta tecla el programa interpreta
que el importe está en EUROS, y lo convierte a su equivalente en
moneda Base.
-
Cada Plan de Cuentas deberá tener definidas
dos cuentas de mayor (una para diferencias positivas y otra para diferencias
negativas) para recoger los posibles desajustes que se puedan ir produciendo
por el redondeo de importes. En principio las cuentas a emplear para proceder
al registro de los efectos derivados del redondeo del euro serán:
669. Otros gastos financieros.
6690. Gastos por diferencias derivadas
del redondeo del euro.
Se cargará:
Por el importe de las diferencias derivadas
del redondeo que puedan ponerse de manifiesto por la conversión
al euro, con abono a cuentas de los grupos 1, 2, 4 ó 5.
769. Otros ingresos financieros.
7690. Ingresos por diferencias derivadas
del redondeo del euro.
Se abonará:
Por el importe de las diferencias derivadas
del redondeo que puedan ponerse de manifiesto por la conversión
al euro, con cargo a las cuentas de los grupos 1, 2, 4 ó 5.
-
En base a estas cuentas el programa puede
generar automáticamente un apunte para cuadrar el comprobante si
así se le indica en el primer campo (Cuenta Mayor). Todos los campos
del apunte se generan automáticamente y se muestran en la pantalla,
el usuario debe aceptarlo una vez comprobado que el importe es razonable.
-
La generación de apuntes para cuadre
puede hacerse una sola vez al final del comprobante, o una vez después
de cada asiento (por ejemplo después de introducir cada una de las
facturas de proveedores, con sus correspondientes contrapartidas, forman
un único comprobante). Utilizar un apunte por asiento tiene el inconveniente
de aumentar el volumen de datos, pero tiene la ventaja de dar mayor seguridad
en los datos introducidos.
-
Otra vía para cuadrar asientos/comprobantes
es forzar el cuadre en el último de los apuntes del asiento/comprobante.
Para que se realice este cuadre automático se han de dar las condiciones
siguientes:
a) Está activa la tecla F11 (aportar
importes en moneda Alternativa).
b) La diferencia entre el valor calculado
y el valor necesario para cuadrar es menor que el introducido como "máximo
descuadre permitido" que es uno de los parámetros que se aportan
al definir la moneda Alternativa (ver 2.2).
c) Actuar según esta segunda vía
tendría la ventaja de no cargar la contabilidad con una gran cantidad
de apuntes de redondeo, pero hay algunos expertos que opinan que la ley
es "clara y estricta" en este punto y sería una práctica
contable no recomendable. El sistema deja al criterio de cada usuario utilizar
uno u otro método para cuadrar los apuntes correspondientes a documentos
originales expresados en la Moneda Alternativa.
-
No obstante, al iniciar el primer ejercicio
en el que se quiera trabajar con euros como moneda Base mientras se está
cerrando el ejercicio anterior en pesetas, será necesario que la
conversión de datos se efectúe de modo estricto con apuntes
por redondeo: Durante la Etapa-2 se podrán así convertir
los asientos introducidos a sus valores originales en euros y desaparecerán
los apuntes por redondeo.
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7 - ¿Y en la entrada desde PC, qué
cambia?
La introducción de comprobantes
desde PC incorpora la siguiente facilidad:
Esta opción sustituye los importes
aportados en la tabla de parámetros en moneda Alternativa por sus
equivalentes en moneda Base. Al final crea un apunte con el importe necesario
para cuadrar el comprobante utilizando las mismas cuentas de ajuste por
redondeo que la opción de entrada de datos clásica descrita antes.
-
En este caso consideramos que es mejor
utilizar este método de conversión estricta porque se dan
las siguientes circunstancias:
-
Cuando se utilizan modelos de comprobante
suelen generarse comprobantes de muchos apuntes: añadir un apunte
adicional para cuadrar los redondeos tiene relativamente poco impacto en
el volumen de datos.
-
La bondad de los importes aportados está
asegurada por la tabla de parámetros en la que se han introducido
los importes originales "cuadrados".
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8 - ¿Cuándo podré ver las
Consultas, Listados e Informes en euros?
En este apartado denominamos Consultas
de la Moneda Local a:
-
Todas las opciones del Módulo Básico
(listado y consultas interactivas por pantalla) en las que aparecen importes
en moneda local.
-
Estructuras y Generador de Informes en cuanto
que hay definidas columnas de extracción que pueden tratar el Tipo
de Dato R.
-
ENFOC en cuanto que hay definidas filas/columnas
de extracción que pueden tratar el Tipo de Dato R.
Cuando el sistema detecta que tiene definida
una Moneda Alternativa, en la primera pantalla de estas opciones habilita
la tecla de función F11. Pulsar esta tecla tiene los siguientes
efectos:
-
Invierte la imagen del título de la
pantalla (este título en imagen invertida se mantiene en las sucesivas
pantallas de la opción) para indicar que se está en modo
"Moneda Alternativa".
-
Todos los importes (detalles y saldos) que
se muestran/imprimen están expresados en la moneda Alternativa:
-
Se calculan automáticamente desde la
moneda Base aplicando el método especificado en la definición
de la moneda Alternativa.
-
En la primera pantalla de las opciones sigue
habilitada la tecla de función F11 pero ahora con una finalidad
distinta: volver a trabajar con la moneda Base. Esto quiere decir que la
tecla F11 actúa a modo de conmutador: Una vez se ha cambiado de
moneda, se está trabajando con ella hasta que se indique lo contrario
aunque se cambie de opción o de módulo. El título
de las pantallas (imagen normal o invertida) indica en todo momento en
qué moneda estamos.
Aunque sea repetir lo ya indicado en otros
apartados de esta misma página , conviene recordar aquí:
-
Cuando la moneda Base es peseta, se puede
asegurar que se recuperan exactamente importes originales en euros. Cuando
la moneda Base es euro, no se puede asegurar que se recuperan exactamente
importes originales en pesetas.
Siempre que se trate de "agregados" de importes
(saldos), el principio matemático "la suma de los redondeos no es
igual al redondeo de la suma" impide asegurar la obtención de informes
"cuadrados". Así, por ejemplo, la conversión de un Balance
de Situación cuadrado en pesetas puede quedar ligeramente descuadrado
cuando se expresa en euros.
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9 - ¿En qué
difieren la Etapa-1 de la Etapa-3?
Aunque la peseta. y el euro son dos modos
alternativos de representar lo mismo (la peseta será a partir del
1 de Enero de 1999 una expresión no decimal del euro), la relación
entre ambas presenta algunas características que requieren ser consideradas:
-
El factor de conversión se establece
únicamente entre el euro y la peseta (un euro cuántas pesetas
son) y no está permitido utilizar el inverso del factor de conversión.
Por lo tanto el modo de efectuar la conversión de euros a pesetas
deberá ser distinto del de convertir de pesetas a euros (en un caso
se ha de multiplicar y en el otro dividir).
-
La conversión desde otra euromoneda
a la peseta debe hacerse en dos pasos (proceso de Triangulación),
y la conversión de una euromoneda al euro se hace en un solo paso.
-
La peseta supone un modo más preciso
de expresar importes que el céntimo de euro. Por ello, la conversión
de euros a pesetas es reversible (un importe en euros que se convierte
a pesetas siempre puede recuperarse exactamente) mientras que la conversión
de pesetas a euros no es reversible (la conversión inversa en muchos
casos no da el mismo importe).
El sistema asume estas
diferencias, pero procura que sean transparentes para el usuario, de modo
que no haya diferencias en el modo de trabajar en las Etapas 1 y 3.
Ejemplo-1: Reversibilidad de las conversiones
Si convertimos un importe de pesetas a
euros y luego de euros a pesetas sucede lo siguiente:
Tenemos 1.001 pesetas y la convertimos
a euros:
1.001 / 166,386 = 6,016
Tenemos que redondear a 2 decimales:
6,016 = 6,02
Pasamos los 6,02 euros a pesetas:
6,02 * 166,386 = 1.001,643
Redondeamos las pesetas sin decimales:
1.001,643 = 1.002
Por lo tanto hemos ganado una peseta en
los dos pasos.
1.003 / 166,386 = 5,966
5,966 = 5,97
5,97 * 166,386 = 1.003,694
1.003,694 = 1.004
1.003 es diferente de 1.004
Sin embargo,
1.004 / 166,386 = 5,972
5,972 = 5,97
5,97 * 166,386 = 1.004
1.004 es igual
a 1.004
Conclusión 1: Cuando una cantidad
en pesetas se ha convertido a euros, si se quiere recuperar el valor original
no siempre se consigue.
El ejemplo inverso:
Si tomamos 6 euros,
6,00 * 166,386 = 1.008,74
1.008,74 = 1.009
1.009 / 166,386 = 6,002
6,002 = 6,00
6,00 euros es igual a 6,00 euros
Otro ejemplo:
6,04 * 166,386 = 1.015,46
1.015,46 = 1.015
1.015 / 166,386 = 6,037
6,037 = 6,04
6,04 euros es igual a 6,04 euros
y así en todos los casos.
Conclusión-2: Cuando una cantidad
en euros se ha convertido a pesetas, siempre es posible recuperar el valor
original en euros a partir de las pesetas.
Ambas conclusiones (cualitativamente) eran
previsibles ya que pesetas supone un modo más preciso de guardar
importes que céntimos.
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